Skaun kommune har etter arkivloven § 6 plikt til å ha arkiv og sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Arkivet skal inneholde alle dokumentene som har betydning for saksbehandlingen til virksomheten, eller som har verdi som dokumentasjon.

Kommunedirektøren har ifølge § 1 i arkivforskriften (kommuneloven § 13-1), ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket. 

Kommunedirektøren skal sørge for at organisasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjennomgår kontroll ved behov. 

Arkivtjenesten inngår i avdelingen kommunikasjon og personal. Innad avdelingen er det 8,3 årsverk, men selve arkvinfunksjonen har øremerket 2 årsverk. 

Skaun kommune bruker sak- og arkivsystemet Elements Cloud som ble satt i produksjon 5. juni 2023. Alle, unntatt de som bruker egne fagsystem, skal bruke Elements Cloud for all journalføring og saksbehandling. 

Arkivleder 

Kommunedirektøren har delegert noe av ansvaret til kommunalsjef organisasjon som er arkivleder. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaring av arkivmaterialet. 

Ansvar: 

• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale. 
• Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på. 
• Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp. 
• Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet. 
• Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten. 

Arbeidsoppgaver 

• Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid. 
• Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene. 
• Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt. 
• Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene. 
• Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert. 
• Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder. 
• Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk. 

• Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand. 
• Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv. 
• Innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom. Lede møtene og føre referat. 
• Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Trøndelag. 

Arkivtjenesten 

Arkivleder har delegert noe av arkivansvaret til arkivansvarlig. Den daglige driften av arkivet håndteres av arkivansvarlig. 

Arkivtjenesten i Skaun kommune er organisert med et felles postmottak og sentralisert arkivfunksjon for alle enheter i kommunen, lokalisert i kommunehuset på Børsa. Arkivtjenesten er underlagt kommunedirektøren og er en del av kommunens felles- og støttetjenester under avdeling kommunikasjon & personal.  

Det er egne systemansvarlige pr. fagsystem som skal sørge for en kontrollert og sikker tilgangsstyring, tilstrekkelig opplæring, feilretting og oppgradering av fagsystemene. Arkivtjenesten sin hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonsforvaltningen i kommunen, og skal bidra til best mulig dokumentfangst uavhengig av system. 

Ansatte ved arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen: 

1. Utøve selvstendig ansvar og medvirke til at arkivtjenesten holder god faglig kvalitet. 
2. Utføre oppgaver i henhold til forhåndsbestemte instrukser, rutiner og prosedyrer. 
3. Sørge for systematikk og sammenheng i de elektroniske systemene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkiv for ettertiden. 

Enhetsleder 

Enhetsleder er ansvarlig for at arkivverdig materiale som skapes i sin enhet blir ivaretatt etter gjeldende lover og regler. Arkivarer på ytre enheter er administrativt underlagt sin enhetsleder. 

Enhetsleder/avdelingsleder er delegert det administrative ansvaret for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og de reglene som er fastsatt i arkivplanen. 

Enhetsleder/avdelingsleder kan peke ut arkivansvarlig i sin enhet/avdeling. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enhet/avdeling kun er ansvarlig for de arkivserier (objektarkiv) som til enhver tid befinner seg på enheten. 

• Operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste. 

• Påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen. 
• Ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike enhet videre til arkivleder. 
• Superbrukere i fagsystem; herunder tildele og avslutte (tilgangsstyring) roller og personer m.m. i fagsystemet. 
• Daglig ansvar for drift av fagsystem. 
• Sørge for opplæring av aktuelle som skal bruke fagsystemet. 
• Sørge for at det blir etablert gode arkivfaglige rutiner for sine enheter. 
• Sørge for at lovpålagt interkontroll blir fulgt opp. 
• Være deltaker og ansvarlig i prosesser (innkjøp og anbud) ved alle nyanskaffelser og avslutning av fagsystemer. 
• Sørge for at IT-leder og arkivleder blir tatt med i prosesser mht. nyanskaffelser av fagsystem, og også avslutning av fagsystem. 
• Bistå ved behov ved periodisering, uttrekk og deponering etter henvendelse fra arkivleder. 

Saksbehandler 

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. 

 
Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon blir arkivlagt. Dokumentene i en sak skal holdes samlet. 

• Kontrollere at mottatt post er registrert i riktig sak og med riktig tilgangskode/gradering/lovhjemmel og saksbehandler. Dette gjelder også e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.  Postliste blir publisert med tre dagers forsinkelse (dvs. etter journalføring/registrering). 
• Har ansvaret for at brev (inkl. e-post) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført. 
• Har ansvar for at alle dokument med arkivverdig blir journalført/registrert (gjelder samhandlingsplattformer, e-post, sosiale medier, Teams, SMS). 
• Påse at overskriften på utgående brev og inngående brev er dekkende, og at brevet kun omhandler en arkivsak.  Påse at tilgangskode er satt på der det er aktuelt. 
• Påse at overskriften på saksnivå er dekkende.  Påse at tilgangskode er satt på der det er aktuelt. 

• All saksbehandling skal skje i kommunens sakssystem Elements Cloud eller fagsystemer. Ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal registrere/skrive egne utgående brev, notater og mottatte/sendte e-poster i sakssystemet – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon. 
• Gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler. 
• Saksbehandler har ansvar for å behandle innsynskrav på egne saker innen 1-3 virkedager.  
• Saksbehandler har ansvar for at alle dokumenter med vedlegg i elektroniske arkivdeler finnes elektronisk. 
• Saksbehandler har ansvaret for restanseoppfølging. 
• Saksbehandler sørger for at politiske vedtak blir fulgt opp/ekspedert og påført vedtaksoppfølging. 
• Bistå ved behov ved periodisering, uttrekk og deponering etter henvendelse fra arkivleder. 

IT-tjenesten

IKT-sjef har myndighet innenfor saksområdet ITMidt i saker som ikke er av prinsipiell betydning. 

• Teknisk ansvarlig for alle fagsystemer. 
• Teknisk kontaktperson mot alle systemleverandører. 
• Teknisk ansvarlig ved alle integrasjoner, periodisering, deponeringer og arkivuttrekk fra alle fagsystemer inkludert sak- og arkivsystem. 
• Være deltaker i prosesser (innkjøp og anbud) ved alle nyanskaffelser og avslutning av fagsystemer og sak- og arkivsystem. 

IKA Trøndelag  

Skaun kommune er medeier i IKA Trøndelag IKS (Interkommunalt arkiv Trøndelag). Det henvises til selskapsavtalen. 

IKA Trøndelag har gjennom selskapsavtalen ansvar for følgende oppgaver: 

• Depotinstitusjon for arkivmateriale – både papirbaserte og elektroniske arkiver som er deponert fra Skaun kommune.  
• Formidling av informasjon/dokumentasjon fra arkiver deponert til depot. 

• På forespørsel rådgir IKA Trøndelag kommunen i forhold som har med arkivdanningen i kommunen å gjøre, slik at arkiv dannes i henhold til gjeldende lovverk.  IKA Trøndelag er samarbeidspartner i utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres ifølge forskriftene til arkivloven. 
• Rådgivning og veiledning vedrørende arkivdanning og deponering av arkivmateriale til depot. 
• På forespørsel bidra i opplæring av de ansatte i kommunen. 

Skaun kommune overførte depotoppgavene for elektronisk- og papirbasert arkivmateriale til IKA Trøndelag fra 01.01.2003 etter vedtak i kommunestyret 15.05.2002. 

Det inngås egne avtaler mellom IKA Trøndelag og kommunen ved behov. For eksempel ved skanning, ordning, deponering eller lignende. 

Interkommunale samarbeid og kommunale foretak

Ved opprettelse av interkommunale samarbeid og kommunale foretak skal kommunedirektøren sørge for at dokumentasjonen blir i varetatt på en god måte. Dokumentasjonskravene skal beskrives i avtalen mellom kommunen og samarbeidet. Det skal utarbeides delegeringsvedtak fra selskapet til kommunedirektøren. I avtalen skal det gå frem hvem som har det daglige arkivansvaret, deponering av arkivmaterialet og økonomi ved eventuelt opphør. 

Arkivleder skal tas med i inngåelse av alle avtaler i fbm. det arkivrelaterte i avtalene.    

IT-leder skal tas med i inngåelse av alle avtaler i fbm. det IT-relaterte i avtalene.