Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav. Arkiv skal implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll.
Arkivverket sin veileder for å etablere internkontroll for arkiv presenterer 7 punkter for å etablere arkivplanen som et verktøy for internkontroll:
- Kartlegg regelverket: Lover, forskrifter, reglement og instrukser
- Beskriv organisering og ansvar: Organisering, ansvar og myndighet
- Fastsette mål: Mål for dokumentasjonsforvaltningen
- Gjennomfør risikovurderinger (ROS-analyser): Ros-analyser (risikovurderinger)
- Sørge for Kompetanse og opplæring
- Håndtere Avvik
- Gjennomføre kontroll: Kontroll og styring av dokumentasjonsforvaltningen
Interkontrollprosess:
- Arkivplanen er under arbeid kontinuerlig
- Ved hvert årsskifte skal arkivplanen med vedlegg arkiveres. Før hver arkivering skal arkivtjenesten gjennomføre ROS-analyse av arkivstatus
- Før arkivering av arkivplanen, skal den godkjennes av kommunedirektør
