|
Internkontroll for dokumentasjon skal sørge for at dokumentasjonsforvaltningen støtter kommunens behov. Det er viktig å kunne kontrollere at kommunens kjernefunksjoner blir dokumentert. Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering. Der er også viktig å ha en helhetlig oversikt over kommunens dokumentasjon når postmottaket i en fullelektronisk verden ikke lenger har full kontroll over all dokumentasjon i kommunen. Mål: Ha kontroll med daglig drift og ha kontroller for om planer, rutiner, retningslinjer, instrukser og systemer fungerer. Arkivtjenesten Arkivtjenesten har rutiner for fordeling av oppgaver slik at vi sikrer at alle postbokser som kommunikasjon og personal har ansvar for – både fysiske og digitale sjekkes daglig:
- Eposter til postmottak@skaun.kommune.no
- Altinn – Hovednummer og underenheter
- Elements Cloud – Fordelingssaker «SvarInn»
- Papirpost postkasse
Viser også til oppgaver/rutiner for Kommunikasjon og personal
- Løpende journalføring etter gjeldende rutiner
- Løpende avvikshåndtering og kvalitetskontroll av offentlig postliste.
- Kontrollere saker som saksbehandler selv har registrert etter gjeldede rutiner
- Avslutte saker som saksbehandler har satt til status F – ferdig etter gjeldende rutiner
- Gjennomføre restansesøk
Ledere:
- Dokumentfangst – kontrollere at arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i sin avdeling
- Sjekk forfallsliste pr. avdeling
Saksbehandlere:
- Dokumentfangst – kontrollere at arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i sin avdeling
- Daglig sjekk av forfallsliste
- Daglig sjekk av restanser
- Ukentlig sjekk av journalposter med status R – Reservert. Ferdigstill det som er ferdig.
- Ukentlig sjekk av saker under behandling med status R – reservert og B. Ferdigstill saker som er ferdig.
Fagsystemer: Kontrollrutiner er beskrevet i fagsystemene sine egne rutiner for dokumentasjonsforvaltning. Se Rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter (RAF § 3-2, § 3-4 og § 3-6) |
