En sentral del av internkontrollen er å gjøre risikovurderinger. Risiko er et uttrykk for et potensiale eller en mulighet for uønskede hendelser.  Først defineres områder hvor det kan oppstå uønskede hendelser. Deretter må vi vurdere sannsynligheten for at hendelsen oppstår, og hvilke konsekvenser hendelsen kan få for dokumentasjonsforvaltningens mål dersom den oppstår.

Typiske risikoområder:

• Innføring av nye systemer eller metoder som får konsekvenser for dokumentbehandling (f.eks. integrasjoner, samhandlingsplattformer, fagsystem, overføring til depot etc.).
• Omorganiseringer i virksomheten
• Dokumentfangst
• Tilgjengelighet
• Bevaring og kassasjon.

Status arkiv Skaun kommune som helhet:

• Etter arkivtilsyn 25.-26.10.2022 ble det begynt en grundig jobb med oppdaterering av rutiner, veiledninger og skriveregler for enhetene og arkivtjenesten
• Ved overgang til Elements Cloud 05.06.2023, ble det i saks-/arkivsystemet gjort et skarpt skille mht. arkiv:  Ny arkivperiode, og ny funksjonsbasert arkivplan 
• Restansekontroll sendes ut minst 2 ganger pr. år.

ROS-analyse - Sikker Sone Elements Cloud

I forbindelse med innføring av nytt sakssystem Elements Cloud i 2022, gjennomførte vi sammen med innføringskommunene en ROS-analyse for sikkerhet. Vi har valgt bort sikker sone i systemet, med begrunnelsen at tilgangsstyringen er god nok for å ivareta krav om sikker behandling av dokumentasjon.

ROS-analyse - Bemanning

I forbindelse med nedbemanningene i Skaun kommune, samt bemanningssituasjonen, ble det gjennomført en ROS-analyse sommeren 2024.