Arkivtjenesten er underlagt kommunedirektøren og er en del av kommunens felles- og støttetjenester under avdeling kommunikasjon og personal. Arkivtjenesten er ansvarlig for håndteringen av den daglige driften, og har hovedoppgavene om å kvalitetssikre dokumentasjonsforvaltningen i kommunen, og skal bidra til best mulig dokumentfangst. En stor del av dette arbeidet er opplæring og brukerstøtte til saksbehandlere.  

Arkivvakt er en støttetjenestene for saksbehandlere i kommunen. Tjenesten fungerer som brukerstøtte for arkivtjenestens ansvarsområder. Saksbehandlere oppfordres til å sende henvendelser til arkivvaktens epost fremfor dirkete til en ansatt i arkivtjenesten eller oppmøte uten avtale. Henvendelsene blir fulgt opp av en ansatt i arkivtjenesten. Det er arkivtjenesten som har ansvaret for å følge opp eposten. Ansvaret for Arkivvakt sirkuleres mellom ansatte i arkivtjenesten etter planer med ukesintervaller. 

Ansvaret for opplæring i kommunens sak- og arkivsystem er underlagt Arkivvakt. Dette gjelder både ved henvendelser til brukerstøtte, personlig opplæring og opplæring av store og små grupper. Det er også denne eposten som skal brukes når opplæring skal avtales.

Med rollen som arkivvakt følger også følgende arbeidsoppgaver:

• Følge opp saker til arkivvakt-eposten
• Opplæring i Elements Cloud
• Følge opp og sjekke journalposter med status R - Reservert, og sende epost til saksbehandlere det gjelder
• Søke opp saker med status R - Reservert og føre på arkivkoder
• Avslutte saker med status F - Ferdig fra saksbehandler
• Kontroller og journalføre journalposter ført av saksbehandlere med status R - Reservert
• Ta ut forsendelser i KS-portalen som feiler å komme inn med SvarInn
• Sjekke alle statuser sporadisk noen ganger i måneden for å kontrollere at ingenting har blitt liggende. Det blir en form for dobbeltsjekk som er tryggere slik at vi "fanger opp" statuser som er "feilet" eller som må settes til status J - Journalført for å komme på postlisten
• Lese og kvalitetsikre postjournalen