Rutinen gjelder ved: 

Når en saksbehandler skal få tilgang til Elements Cloud 

Rutinens formål: 

Det er fagansvarlig/leder og saksbehandler selv som er ansvarlig for å ha tilganger og nødvendig opplæring i fagsystemene de skal benytte. Rutinen skal informere om hvem som har ansvar for hva når en ny bruker skal benytte Elements. Rutinen skal også sikre at saksbehandlere får de tilgangene og informasjon de trenger for å kunne utføre sitt arbeid i Elements Cloud. 

Når det skal opprettes bruker i Elements skal leder gi tilgang via lederportalen. Elements-brukeren blir deretter automatisk opprettet. 

Rettigheter og tilganger: 

Dersom en bruker skal ha utvidede rettigheter eller tilgangskoder i Elements skal leder informere arkivtjenesten om dette. Leder skal informere ved å sende en epost til arkivvakt. Meldingen skal inneholde: 

• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/stopp av brukerrettigheter 

• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger. 

• Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder. 

Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres for brukerrettighetene til sine underordnende, og for tidspunkt for tildeling/endring/stopp av brukerrettigheter. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.  

At saksbehandlere har nødvendig opplæring i systemene de benytter er fagansvarlig/leder og saksbehandler selv sitt ansvar. Arkivtjenesten har et opplæringsansvar og tilbyr både kurs og opplæring. Vi oppfordrer ledere til å avtale opplæring for nye saksbehandlere tidlig, eller informere om at de selv må avtale dette hvis det er ønskelig. Henvendelser om opplæring skal sendes til arkivvakt.  

Brukerstøtte fra arkivtjenesten i Elements foregår vi to kanaler: 

• Hjelpeknappen - Sikri sin hjelpeside i Elements finner man i hjelpeknappen i høyre øvre hjørne.  

• Arkivvakt – eposttjeneste hvor arkivtjenesten bistår med brukerstøtte, arkivfaglige problemstillinger, bestilling av kurs/opplæring osv. 

• Opplæring/kurs – arkivjenesten tilbyr å bistå med kurs og opplæring i både enkeltpersoner og grupper. Bestilling skal sendes til arkivvakt.  

OBS! Skal den ansatte også ha tilgang i Documaster? Se Brukerrettigheter i Documaster